Voorwaarden en privacy

Algemene Voorwaarden

1. Wie wij zijn

Deze voorwaarden zijn van Buzzyo, gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

2. De dienst

Buzzyo detecteert gemiste oproepen op je zakelijke nummer via een doorschakeling en stuurt de beller automatisch een WhatsApp-bericht. Een AI-assistent beantwoordt vragen, inventariseert de afspraakwens en verwijst door bij spoed. Aanvragen worden ook per e-mail aan je doorgestuurd.

3. Aanmelding en pilot

Je meldt je aan via ons onboardingformulier. Tijdens de pilotfase kunnen onderdelen nog handmatig worden afgehandeld. We bevestigen je aanmelding en de setup verloopt met stap-voor-stap instructies, doorgaans binnen één werkdag.

4. Abonnement, prijzen en betaling

• De actuele pakketten en prijzen staan op buzzyo.nl. Bij wijziging van de tarieven informeren we bestaande klanten vooraf per e-mail.
• Naast het abonnement betaal je de WhatsApp-berichtkosten van Meta. Die betaal je rechtstreeks aan Meta via je eigen WhatsApp Business-account; Buzzyo rekent deze kosten niet door.
• De eerste 14 dagen zijn gratis, exclusief de WhatsApp-berichtkosten van Meta.
• Betaling en facturatie verlopen via onze betaaldienstverlener. Je ontvangt facturen per e-mail.
• Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

5. Looptijd en opzeggen

• Maandabonnement: maandelijks opzegbaar. De eerste 14 dagen zijn gratis, exclusief de WhatsApp-berichtkosten van Meta.
• Jaarabonnement: dezelfde 14 dagen gratis, daarna betaal je het jaar vooruit met korting. Na afloop verlengt het abonnement telkens met een jaar, tenzij je vóór het einde van de looptijd opzegt.
• Grow (op maat): minimaal 3 maanden, daarna maandelijks opzegbaar. De maandprijs, de leadgarantie (wat een lead is, hoeveel per maand en wat er gebeurt als dat aantal niet wordt gehaald) en de looptijd leggen we vast in de offerte. Advertentiebudget dat aan derden wordt betaald valt buiten de maandprijs, tenzij de offerte anders zegt.
• Opzeggen doe je zelf in je dashboard, bij Abonnement, of per e-mail naar info@buzzyo.nl. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalperiode.

6. Jouw verplichtingen

• Je zorgt dat je oproepen kunt doorschakelen (bij geen gehoor / in gesprek) naar het nummer dat wij aanleveren. Zonder die doorschakeling kan Buzzyo gemiste oproepen niet opvangen.
• Je gebruikt WhatsApp-berichten conform het beleid van Meta en stuurt alleen berichten aan personen die contact met je hebben gezocht of daarvoor toestemming hebben gegeven.
• Je staat in voor de juistheid van de gegevens die je aanlevert.
• Ben je zorgverlener, dan zorg je ervoor dat je patiënten op de gebruikelijke wijze informeert over de verwerking van hun gegevens, en sluit je met ons een verwerkersovereenkomst.

7. Wanneer geen agenda is gekoppeld

Buzzyo kan een afspraak alleen zelfstandig inplannen wanneer je een online agenda hebt gekoppeld. Zonder koppeling inventariseert de assistent de vraag van de beller en stuurt deze aan jou door, per e-mail en in je overzicht. Vanaf dat moment ligt de opvolging bij jou: het daadwerkelijk maken van de afspraak en het contact met de beller is jouw verantwoordelijkheid.

Buzzyo is niet aansprakelijk voor afspraken die niet tot stand komen doordat een doorgestuurde aanvraag niet, of niet tijdig, door jou is opgevolgd.

8. Beschikbaarheid en support

We streven naar een onafgebroken werkende dienst, maar kunnen geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen, onder meer omdat we afhankelijk zijn van derden (zoals Meta/WhatsApp en telecomproviders). Vragen kun je stellen via info@buzzyo.nl.

9. Aansprakelijkheid

Buzzyo is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gemiste omzet. Onze aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat je in de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan abonnementskosten hebt betaald.

10. Wijziging van de voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je vooraf per e-mail. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

11. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Buzzyo is gevestigd.

12. Noodoproepen

Buzzyo is geen alarm- of spoeddienst. Bel bij nood altijd rechtstreeks 112.

• Het doorschakelnummer dat wij aanleveren is een internetnummer (VoIP). Bellen naar 112 via dit nummer is niet mogelijk.
• Via dit nummer worden geen locatiegegevens van de beller doorgegeven aan hulpdiensten.
• De assistent beoordeelt geen noodsituaties. Meldt een beller spoed, dan verwijst de assistent naar het reguliere spoednummer of naar het bedrijf zelf.

Privacyverklaring

Buzzyo gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarvoor en hoe lang.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Buzzyo heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dit is voor een organisatie van deze omvang niet verplicht. Voor privacyvragen kun je terecht op het bovenstaande e-mailadres.

2. Welke gegevens we verwerken

Van klanten (bedrijven die Buzzyo gebruiken): naam, bedrijfsnaam, beroepsgroep, adres- en contactgegevens, telefoonnummer(s), websitegegevens, en facturatiegegevens zoals btw- en KvK-nummer.

Van bellers/eindgebruikers van onze klanten: telefoonnummer, naam voor zover doorgegeven, het tijdstip van de gemiste oproep, de inhoud van de WhatsApp-conversatie en een samenvatting daarvan. Voert de assistent het telefoongesprek, dan bewaren we het uitgeschreven gesprek en een samenvatting, maar nooit een geluidsopname. Is onze klant een zorgaanbieder, dan bewaren we alleen de samenvatting. Heeft onze klant de fotofunctie aangezet, dan bewaren we ook foto's, video's en pdf's die de beller via WhatsApp meestuurt, zodat onze klant de situatie kan bekijken.

Via het doorschakelnummer ontvangen wij geen locatiegegevens van bellers. Voor noodoproepen (112) zie artikel 12 van de Algemene Voorwaarden.

Van bezoekers van de website van onze klanten (chatfunctie): het bericht dat de bezoeker typt, een eventueel doorgegeven naam, telefoonnummer of e-mailadres bij een terugbelverzoek, en het gewenste moment en de pagina van waaruit is gechat. We bewaren geen IP-adres. Het chatvenster vermeldt bij het openen dat er met een AI-assistent wordt gesproken en dat berichten worden bewaard.

3. Doeleinden en grondslagen

• Het leveren en instellen van de dienst — grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Het opvolgen van een gemiste oproep en het doorgeven van de afspraakwens — grondslag: gerechtvaardigd belang van onze klant om bereikbaar te zijn, en uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie en administratie — grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
• Contact, support, verbetering en beveiliging van de dienst — grondslag: gerechtvaardigd belang.

4. Buzzyo als verwerker

Voor de gesprekken tussen jou (onze klant) en jouw bellers ben jíj de verwerkingsverantwoordelijke en is Buzzyo verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend namens jou en op jouw instructie. Hierover sluiten we een verwerkersovereenkomst, waarin ook de geheimhouding, de beveiligingsmaatregelen en de subverwerkers zijn vastgelegd.

5. Gebruik van kunstmatige intelligentie

Om berichten te kunnen beantwoorden maken wij gebruik van een taalmodel van een gespecialiseerde AI-dienstverlener. De inhoud van het gesprek wordt daarvoor verwerkt, uitsluitend om een antwoord voor díe beller te genereren.

• Onze AI-dienstverleners gebruiken deze gegevens niet om modellen te trainen.
• Het taalmodel draait binnen de EU, en de maker van het taalmodel heeft geen toegang tot de gesprekken. Eén van onze AI-dienstverleners kan de inhoud ten hoogste 30 dagen bewaren, uitsluitend om misbruik op te sporen. Gesprekken met zorgverleners lopen nooit via die dienstverlener.
• Foto's die een beller meestuurt, geven wij alleen aan het taalmodel door als onze klant heeft gekozen dat de assistent foto's mag bekijken. De assistent gebruikt ze om te zien of een foto bruikbaar is, om gerichter door te vragen en om in de samenvatting te zetten wat erop staat. Hij beoordeelt de situatie niet. Video's en pdf's geven wij nooit door aan het taalmodel.
• De assistent is per klantbedrijf afgebakend tot bereikbaarheid en afspraakintake. Het is geen algemene AI-assistent.
• Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor de beller.

6. Gezondheidsgegevens

Buzzyo wordt onder meer gebruikt door zorgverleners. Om een afspraak goed te kunnen inplannen vraagt de assistent naar de aard van de klacht. Daarmee verwerken wij gezondheidsgegevens: bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Wij gaan daar als volgt mee om:

• Wij zijn verwerker, de zorgverlener is verantwoordelijke. De zorgverlener verwerkt deze gegevens binnen de behandelrelatie (artikel 9 lid 2 sub h AVG) en is gebonden aan het medisch beroepsgeheim. Wij verwerken uitsluitend in diens opdracht en zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.
• Wij vragen niet meer dan nodig. De assistent inventariseert wat nodig is om de juiste afspraak in te plannen — geen volledige medische voorgeschiedenis.
• Delen is vrijwillig. Een beller kan een afspraakverzoek doen zonder toelichting op de klacht. De assistent dringt niet aan.
• Geen diagnose, geen medisch advies. De assistent beoordeelt geen klachten en geeft geen behandeladvies. Bij spoed verwijst hij naar de praktijk of het reguliere spoednummer.
• Geen eigen gebruik. Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen doeleinden: geen analyse, geen profilering, en onze AI-leverancier traint er niet op.
• Versleuteld verzonden en opgeslagen, met toegang beperkt tot de betrokken zorgverlener en tot Buzzyo voor zover nodig voor beheer en support.

7. Verwerkers en derden

We schakelen dienstverleners in om de dienst te kunnen leveren. Met hen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Om veiligheidsredenen noemen we hieronder categorieën; de actuele lijst met namen is opgenomen als bijlage bij de verwerkersovereenkomst en op aanvraag beschikbaar.

Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. De opslag van contact- en gespreksgegevens vindt plaats binnen de EU.

De demolijn en de WhatsApp-demo. Bel of app je met een demo van Buzzyo op deze website, dan zijn wij verantwoordelijk voor die gegevens. We verwerken je telefoonnummer, wat je zegt (omgezet naar tekst via een spraakdienst met een Europees verwerkingspunt; er wordt geen geluidsopname bewaard) en de berichten die je stuurt. Een AI-dienstverlener maakt de antwoorden, binnen de EU. We gebruiken dit alleen om de demo te laten werken en verwijderen demogesprekken automatisch na 30 dagen. Voer in een demo geen gegevens in die je niet wilt delen, zoals gezondheidsinformatie.

8. Gekoppelde agenda (Google Calendar en Microsoft 365)

Koppel je je Google-agenda of Microsoft-agenda, dan geef je Buzzyo via de koppelingsknop van Google of Microsoft toestemming om in die agenda te kijken en afspraken te maken. Hieronder staat precies wat we daarmee doen en met wie die gegevens worden gedeeld.

Welke gegevens. Het e-mailadres van je Google- of Microsoft-account (om de koppeling te herkennen), een toegangssleutel (token) waarmee we namens jou de agenda mogen benaderen, de bezette en vrije tijdvakken in je agenda, en de afspraken die Buzzyo zelf aanmaakt, verzet of annuleert (naam en telefoonnummer van de beller, soort afspraak, datum en tijd). Buzzyo leest de bezette tijdvakken en de afspraken die via Buzzyo zijn gemaakt; de inhoud van je overige afspraken gebruiken we niet.

Waarvoor. Uitsluitend om beschikbaarheid te bepalen en afspraken in te plannen, te verzetten of te annuleren voor de bellers en appers van onze klant. We gebruiken agendagegevens niet voor advertenties, profilering, verkoop of het trainen van AI-modellen.

Met wie we agendagegevens delen. Agendagegevens van Google- en Microsoft-gebruikers delen we alleen met de dienstverleners die ze nodig hebben om de koppeling te laten werken, en met niemand anders:

• ons automatiseringsplatform (EU), dat de verzoeken aan je agenda uitvoert;
• onze databaseleverancier (EU, Ierland), waar de toegangssleutel en de door Buzzyo gemaakte afspraken worden opgeslagen;
• onze spraak- en AI-dienstverleners, die alleen de vrije tijdvakken en de gekozen afspraak ontvangen om het gesprek te kunnen voeren, niet je agenda zelf (de AI-dienstverleners verwerken binnen de EU, zie de tabel in artikel 7);
• de beller of apper zelf, die via WhatsApp of in het gesprek de bevestiging van zijn eigen afspraak krijgt (via het berichtenplatform uit artikel 7).

We verkopen agendagegevens niet, geven ze niet door aan adverteerders of datahandelaren, en medewerkers van Buzzyo bekijken ze alleen om een storing op te lossen, voor de beveiliging, als de wet dat vereist of als jij ons daarom vraagt. De actuele namen van de dienstverleners staan in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst en zijn op aanvraag beschikbaar.

Bewaren en verwijderen. De toegangssleutel wordt verwijderd zodra je de koppeling in je dashboard verbreekt of je abonnement eindigt; daarna kan Buzzyo niet meer bij je agenda. Intrekken kan ook bij Google (myaccount.google.com/permissions) of bij Microsoft. Afspraakgegevens die Buzzyo heeft gemaakt volgen de bewaartermijn uit artikel 9.

Google API Services User Data Policy. Het gebruik en de doorgifte door Buzzyo van informatie uit Google API’s voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

In English, for reference: Buzzyo accesses your Google Calendar only to check free/busy time and to create, update or cancel appointments made through Buzzyo. We share Google user data only with the service providers needed to operate this feature: our EU automation platform, our EU database provider, our speech and AI providers (which receive only free time slots and the chosen appointment, never your calendar itself) and the messaging platform that delivers the confirmation to the person who booked. We never sell Google user data, never use it for advertising or to train AI models, and we delete the access token when you disconnect. Buzzyo’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

9. Bewaartermijnen

• Gespreksinhoud en aanvraaggegevens: conform de standaardtermijn uit de verwerkersovereenkomst, waarna verwijdering automatisch plaatsvindt. Eerdere verwijdering op verzoek van de klant is mogelijk.
• Klant- en contactgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang wettelijk vereist.
• Facturatie- en administratiegegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• WhatsApp-berichten worden door Meta bovendien beperkt bewaard voor de aflevering en daarna verwijderd.
• Gesprekken via de chatfunctie op de website van onze klanten: 90 dagen na het laatste bericht, waarna automatische verwijdering plaatsvindt.
• Foto's, video's en pdf's die via WhatsApp zijn meegestuurd: 90 dagen na ontvangst, waarna het bestand automatisch wordt verwijderd. In het gesprek blijft alleen zichtbaar dát er een bijlage was.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, versleutelde opslag, toegangsbeperking op basis van noodzaak en contractuele geheimhouding met onze verwerkers.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Ben je gebeld door een bedrijf dat Buzzyo gebruikt? Richt je verzoek dan bij voorkeur aan dat bedrijf — zij zijn verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen hen daarbij. Je kunt ook rechtstreeks contact met ons opnemen via info@buzzyo.nl; we reageren binnen de wettelijke termijn.

12. Je gegevens laten verwijderen

Wil je dat wij de gegevens verwijderen die wij over jou verwerken? Dat kan op twee manieren:

1. Stuur een e-mail naar info@buzzyo.nl met als onderwerp "Verzoek tot verwijdering". Vermeld het telefoonnummer waarmee je contact hebt gehad, zodat we je gegevens kunnen terugvinden.
2. Of neem contact op met het bedrijf dat je hebt gebeld. Zij zijn verwerkingsverantwoordelijke en kunnen de verwijdering bij ons in gang zetten.

Wij verwijderen je gegevens binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek en bevestigen dit per e-mail. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturatiegegevens, kunnen wij niet eerder verwijderen dan de wettelijke bewaartermijn toelaat.

Onafhankelijk van een verzoek verwijderen wij gespreksinhoud van telefoon- en WhatsApp-gesprekken automatisch twaalf maanden na het laatste contactmoment, gesprekken via de chatfunctie op een klantwebsite automatisch 90 dagen na het laatste bericht, en via WhatsApp meegestuurde foto's, video's en pdf's automatisch 90 dagen na ontvangst.

13. Klacht

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Cookies

Op buzzyo.nl gebruiken we alleen functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies zonder toestemming.

15. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.